Excel es una plataforma diseñada por la
empresa de sistemas operativos Microsoft, esta plataforma está dirigida
a los administradores de empresas y contadores, aunque es utilizada por
infinidad de profesionales, debido a su diversidad de funciones y gran
facilidad de manejo.
Sus antecedentes o la primera versión
surgieron en el año de 1987 en el Excel 2.0 llegando hoy en día a su
versión más actualizada en el Excel 14.0 del año 2010.
Existen proyectos de una nueva versión
en el nuevo office 2013 que se encuentra por salir al mercado; versión
que se probablemente contenga mejoras que agilizarán su operación.
¿Para qué sirve Microsoft Excel?
El Microsoft Excel, tiene múltiples funciones, como son:
- Elaboración de tablas
- Creación de graficas
- Realización de sumas
- Realización de restas
- Multiplicaciones
- Elevación a potencias
Así como también
produce plantillas con funciones automáticas, que realizan las operaciones matemáticas en tanto se ingresan
los datos o números correspondientes así como tablas automáticas y gráficas
automáticas que se acomodan igualmente con el ingreso de datos.
Operaciones básicas
Entre las operaciones que puede realizar Microsoft Excel
están las operaciones básicas como son: suma, resta, multiplicación, división y
exponenciación.
Suma
Para realizar una suma, necesitamos ingresar en las celdas,
valores que sean susceptibles de sumar, es decir únicamente números, si
introducimos un dato alfabético por ejemplo, no se puede realizar la operación
y el resultado que Excel dará es “#¡VALOR!” indicando con esto que un valor
utilizado en la fórmula es erróneo.
Suma de celdas individuales
Existe mas de una forma para realizar las sumas, en el
ejemplo siguiente, vamos a realizar la suma de los valores de las celdas B4, B5
y B6, para lo cual colocamos el cursor donde queremos que vaya el total(B7),
antecedemos el signo = y seguidamente ponemos la primera celda B4, luego
ponemos el signo + la siguiente celda B5 otra vez el signo + y la última celda
B6, el resultado obtenido se muestra en la celda B7.
Suma utilizando icono de sumatoria
Esta forma para sumar es generalmente más utilizada, ya que
solo necesitamos colocar el cursor donde queremos que se totalice (B8) y hacer
clic en el icono de sumatoria, inmediatamente aparece en la barra de fórmulas
=SUMA(B3:B7), luego que damos un enter, aparece el resultado en la celda B8 y
el cursor salta de forma automática a la celda B9, como lo podemos ver en la
siguiente imagen.
Excel, además de sumar en forma vertical, también puede
hacerlo de forma horizontal como lo podemos observar a continuación, la gráfica
corresponde a la suma del rango A3:D3.
Resta
Se puede realizar operaciones de resta identificando en
forma individual con los signos +(mas) o –(menos), los minuendos y sustraendos,
nos ubicamos en la celda donde deseamos obtener el resultado y al igual que en
el primer caso de las sumas, es necesario anteceder el signo =(igual), en el
ejemplo siguiente sumamos dos valores C4+C5 y restamos otros dos –C6-C7, el
resultado lo obtenemos en la celda C8.
Tipos de gráficos disponibles
Gráficos de columnas
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una
hoja de cálculo en un gráfico de columnas. Este tipo de gráfico es útil
para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar
comparaciones entre elementos.
En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.
Gráficos de líneas
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una
hoja de cálculo en un gráfico de líneas. Los gráficos de línea pueden
mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala
común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias
en datos a
intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se
distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de
valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.
Use un gráfico de líneas si las etiquetas de categorías son texto, y
representan valores que están separados uniformemente entre sí, por
ejemplo meses, trimestres o ejercicios fiscales. Este tipo de gráfico es
válido especialmente si hay más de una serie. Si sólo hay una, se
recomienda utilizar un gráfico de categorías. Utilice también un gráfico
de líneas si tiene etiquetas numéricas con valores separados
uniformemente entre sí, especialmente años. Si tiene más de diez
etiquetas numéricas, utilice en su lugar un gráfico de dispersión.
Gráficos circulares
En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una
columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares
muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos, en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular.
Piense en utilizar un gráfico circular cuando:
Sólo tenga una serie de datos que desee trazar.
Ninguno de los valores que desea trazar son negativos
Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores
cero.
No tiene más de siete categorías.
Las categorías representan partes de todo el gráfico
circular.
Gráficos de barras
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una
hoja de cálculo en un gráfico de barras. Los gráficos de barras muestran
comparaciones entre elementos individuales.
Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:
Las etiquetas de eje son largas.
Los valores que se muestran son duraciones.
Gráficos de área
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una
hoja de cálculo en un gráfico de área. Los gráficos de área destacan la
magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la
atención hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden
trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico
de área para destacar el beneficio total.
Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo.
Gráficos de tipo XY (Dispersión)
Se pueden trazar datos que se
organizan en columnas y filas de una hoja de cálculo en un gráfico de tipo XY
(dispersión). Los gráficos de dispersión muestran la relación entre los valores
numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una
serie de coordenadas XY.
Un gráfico de dispersión tiene dos
ejes de valores y muestra un conjunto de datos numéricos en el eje horizontal
(eje X) y otro en el eje vertical (eje Y). Combina estos valores en puntos de
datos únicos y los muestra en intervalos irregulares o agrupaciones. Los
gráficos de dispersión se utilizan por lo general para mostrar y comparar
valores numéricos, por ejemplo datos científicos, estadísticos y de ingeniería.
Piense
en utilizar un gráfico de dispersión cuando:
- Desea cambiar la escala del eje horizontal.
- Desea convertir dicho eje en una escala logarítmica.
- Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.
- Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.
- Desea mostrar eficazmente datos de hoja de cálculo que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un gráfico de dispersión para revelar más información acerca de los valores agrupados.
- Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de datos.
- Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo; cuantos más datos incluya en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que podrá realizar.
Para organizar los datos de una
hoja de cálculo para un gráfico de dispersión, debería colocar los valores de X
en una fila o columna y, a continuación, escribir los valores y
correspondientes en las filas o columnas adyacentes.
Gráficos de cotizaciones
Se pueden trazar
datos que se organizan en columnas o filas en un orden específico en una hoja
de cálculo en un gráfico de cotizaciones. Como su nombre implica, un gráfico de
cotizaciones se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los
precios de las acciones. Sin embargo, este gráfico también se puede utilizar
para datos científicos. Por ejemplo, podría utilizar un gráfico de cotizaciones
para indicar la fluctuación de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar
los datos en el orden correcto para crear gráficos de cotizaciones.
La forma en que se
organizan los datos de cotizaciones en la hoja de cálculo es muy importante.
Por ejemplo, para crear un gráfico sencillo de cotizaciones de máximos, mínimos
y cierre, debería organizar los datos en columnas, con Máximos, Mínimos y
Cierre como encabezados de columnas en ese orden.
Gráficos de superficie
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de superficie. Un gráfico de superficie es útil cuando busca combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas indican áreas que están en el mismo rango de valores.
Puede utilizar un
gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean valores
numéricos.
Gráficos de anillos
En un gráfico de
anillos se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en
filas de una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de
anillos muestra la relación de las partes con un todo pero puede contener más
de una serie de
datos.
Nota
Los gráficos de
anillos no son fáciles de leer. Puede que desee utilizar un gráfico de columnas
apiladas o un gráfico de barras apiladas en su lugar.
Gráficos de burbujas
En un gráfico de
burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en una hoja
de cálculo de manera que los valores x se muestran en la primera columna y los
valores y correspondientes y los valores de tamaño de burbuja se muestran en
columnas adyacentes.
Por ejemplo, organizaría
los datos como se muestra en el siguiente ejemplo.
Gráficos radiales
Los datos
organizados en columnas o filas en una hoja de cálculo se pueden representar en
un gráfico radial. Los gráficos radiales comparan los valores agregados de
varias series de
datos.
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